EVALUACIÓN PRELIMINAR DE UN PROYECTO

Un RFP (Request for proposal, o solicitud de propuesta)
RFP_PROYECTO_APZR
Autor
Gustavo Salazar Longas
Salzargustavo279@gmail.com

PROGRAMA DE FORMACION
FINAGRO VIRTUAL
(COMPLEMENTO)
CURSO:
FORMULACION Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS: CARACTERÍSTICAS, FACTORES DE ÉXITO , TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS







FINAGRO Web
2011


INTRODUCCION
Desarrollar la tarea de investigación
Este es un documento que la Micro - empresa emite para solicitar propuestas de posibles proveedores de productos o servicios. Es un prospecto mostrado como ejemplo, que se entrega para solicitar digitalizar su información; Todos los campesinos involucrados en el proyecto de vivienda rural [Proyecto anexo al a la formulación de las fincas integrales], hechos gestionados en la actualidad como lo tratamos de exponer ante la entidad desarrolladora o quien promueve la estrategia de la empresa. En las Zonas rurales de Rivera Región del Huila Colombia - necesitamos desarrollar las propuestas de mercado referente al proyecto en gestión. La microempresa tiene el plan estratégico que puede solucionar en gran parte las necesidades de la comunidad. Por tal motivo es necesario que se incluyan equipos, programas, y el entrenamiento de los usuarios requeridos para operar el sistema e incorporarlo en la organización. Las RFP son un componente vital en la administración de proyectos exitosos ya que definen claramente los entregables asociados con el proyecto y define un marco de acción para la ejecución del mismo. Idealmente los RFP estipulan los requisitos de la empresa que está comprando y las condiciones bajo las cuales contrataría, por lo que un RFP debe contener:
1. Especificación del producto o servicio requerido, con el mayor detalle posible
2. Información que se requiere del oferente, como el valor, las personas que liderarán el proyecto, responsabilidades que asumirá, un cronograma, y la experiencia de la empresa en el área, por ejemplo
3. Criterios para selección o descalificación de proponentes
4. Fechas relevantes, incluyendo las de apertura y cierre del proceso. Fechas para entrevistas y visitas si las hay.
5. Cualquier requerimiento de confidencialidad
6. Elementos legales de la posible contratación
Un RFP se convierte en parte del proceso de compras de una organización, el cual inicia con la evaluación de las necesidades y termina con la entrega del producto o servicio.
RFP_PROYECTO_AP
Buen día para todos, sabemos que el tiempo corre y necesitamos definir cual proyecto vamos a cuestionar para generar ideas al respecto, esta bien concretada la idea de empresa o proyecto que nosotros mismos podemos reconstruir con la ayuda tutorial del sistema, “un proyecto es una respuesta planificada para invertir en forma eficiente recursos para obtener la solución a una necesidad de familia, grupo, comunidades o de empresas.
El perfil del proyecto está definido y es un proyecto social productivo”. Se ha seleccionado y preparé la propuesta de acuerdo a los comentarios de la doctora Lily. Usted como profesional puede agregarle más detalles que nosotros podemos discernir y nosotros haremos los aportes, le quitaremos, agregaremos o aceptaremos las propuestas tutoriales del programa en curso. Generalmente para tal efecto se necesita determinado tiempo que conjuga su ejecución con el alcance de un presupuesto. En las zonas rurales del departamento del Huila existe la viabilidad para invertir en el proyecto tipo “Alto Pedregal”, porque allí se requiere la aplicación de estos métodos integrales donde la finca produce, las variedades de alimento que complementa la canasta familiar, disminuye los costos, genera ingresos, se cumple con las obligaciones a tiempo y la estadística arroja resultados que prueban crecimiento económico en toda la región. Ya se ha hecho el análisis financiero supuestamente. Sin lugar a duda la planeación es la base que sostiene el funcionamiento administrativo, y de ésta depende en gran medida el éxito o el fracaso; lo que nosotros hemos planeado define los objetivos y metas, y se establece una estrategia global para lograrlas. Es un trabajo relacionado con el agro y tenemos crecimientos económicos y sociales por la vocación agrícola de todas las variedades de especies que se producen en estos suelos ricos en nutrientes y minerales propios de la naturaleza. Planeamos, trazamos o formamos los planes estratégicos de una empresa organizada y participativa, es un proceso propiciado por la comunidad. En la administración pública aquí en Colombia se involucra a la población en el diseño de instrumentos de planeación. Se practica el consenso social y por lo tanto existe compromiso, por parte de la sociedad, también tenemos asesorías técnicas, tecnológicas, se promueve la educación, bienestares familiares con asistencias de salud gratuita para las comunidades pertenecientes a estratos bajos, con los procesos educativos impartida por las instituciones del Estado.
La participación ciudadana, es la participación de las personas que integran las comunidades con el propósito de satisfacer las necesidades o alcanzar objetivos comunes para lograr su propio desarrollo y mejorar sus condiciones de vida. La participación permite establecer una identificación entre las necesidades y soluciones a los problemas que se enfrentan, el aprovechamiento mejor de los recursos de la comunidad, responsabiliza y compromete al ciudadano con el logro de su propio desarrollo, eliminando el paternalismo e interesándolo en el mantenimiento de las obras construidas por su propio esfuerzo.

El “Prospecto” es la publicación que genera la planeación estratégica que lo promociona integralmente.
En los procesos de planeación de los negocios, los proyectos: “Cultivo transitorio del Plátano, cien rosas, bovepora (bovinos, equinos, porcinos y alevinos), Cámaras de calor, Apertura de compuertas, Siembras nuevas de cacao, restauración y rehabilitación”, todos ellos se derivan de las estrategias que se han planteado para el logro de la visión. Trabajaremos en comunidad con las granjas integrales, con la idea de negocio productivo y de alta calidad.
Tenemos que un proceso es = a las entradas + las actividades + salidas.
El proceso de planeación estratégica lo lleva a cabo la alta administración de un negocio, entre quienes puede estar el que será el administrador de un proyecto, si esto sucede:
1. Puede conocer la perspectiva global del enfoque de la organización.
2. Su experiencia provee detalles valiosos sobre las capacidades y limitantes de la organización.
3. Cada AP puede apreciar su proyecto en relación con otros proyectos.
4. El conocimiento del criterio de selección de los proyectos facilita la reasignación de recursos y prioridades entre proyectos cuando se haga necesario.
Es muy conveniente que todas las personas de la organización estén de acuerdo que los proyectos que se hagan sean los que verdaderamente convienen sin afectar esta asignación con los aspectos personales de la integración grupal.
Gestión de proyecto es la aplicación de conocimientos, herramientas y técnicas a las actividades que lo conforman. Dentro de un proyecto, puede distinguirse varias etapas. A principio aparece una idea, que establece, necesidades y oportunidad a partir de las cuales se diseña conjuntamente valorando opciones y estrategias, cumpliendo el proceso mediante una guía especial. Finalmente llegamos al momento de su ejecución que una vez finalizada, se realiza la evaluación (revisión y juicio que provienen de los resultados y conjeturas relacionadas con los objetivos planteados).
Como un aporte que se hace al proyecto tipo "Alto Pedregal", relacionado como ejemplo existen archivos y carpetas organizadas con ficheros reducidos a win.rar que consultaremos posteriormente con el desarrollo de los complementos softwars y otros componentes organizados por la empresa, gestión de recursos.
A. El talento
Aspectos organizacionales que tienen que ver con las relaciones del proyecto, con las entidades internas y externas al equipo del proyecto. Por otra parte, la realización de cualquier tarea organizacional requiere de un sistema técnico y un sistema psicosocial. El subsistema técnico se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de las tareas. El talento humano es el recurso más importante para el funcionamiento de cualquier organización. Si el elemento humano está dispuesto a proporcionar su esfuerzo, la organización marchará, de lo contrario se detendrá.
El ser humano es social por naturaleza. Es inherente su tendencia a organizarse y cooperar en relaciones interdependientes. Su capacidad humana lo ha llevado a crear organizaciones sociales para el logro de sus propósitos, siendo el desarrollo de estas organizaciones y la administración efectiva uno de los logros más grandes que haya podido alcanzar.
El vertiginoso cambio en el entorno de las empresas implica que, más que vivir una época de cambios, vivimos un cambio de época. Las nuevas tenencias en el mundo de la economía y del trabajo y la presencia dentro de las organizaciones de una tecnología cada vez más cambiante, suponen un reto progresivamente creciente para las empresas, que sólo las mejor preparadas podrán superar para asegurar su supervivencia. Repetidamente se ha comprobado, -en ocasiones a través de experiencias dolorosas-, que estar "mejor preparado" significa simple y llanamente, contar con un contingente humano integrado, sólidamente formado, motivado, comprometido, actuando coordinadamente y que aplique todo su potencial al logro de los objetivos corporativos.
Gerencia o dirigir el recurso humano no es tarea nada fácil. Los ejecutivos, empleados u obreros presentan características culturales muy típicas de nuestro entorno social y político que hacen de su dirección un objeto algo difícil y complicado. Su vida privada influye en la prospección empresarial si hay índice de la violencia intrafamiliar, conductas agresivas causadas por el alcoholismo y las drogas, porque esto nos da una respuesta en la falta de compromiso, pertenencia y motivación, por consiguiente su irresponsabilidad en el trabajo que se manifiesta de múltiples maneras. El gerente, cualquiera que sea, deberá conseguir, hacer y mantener personas integrales, humanas y competentes, logrando el desarrollo a nivel individual y social a escala física, afectiva y sicológica para obtener el mayor desempeño, resultado y valor agregado de cada persona.
Los empleados de las compañías necesitan hoy muchas más aptitudes y talentos que antes, y para competir tienen que contar con plantillas con las mayores aptitudes posibles. A mayor nivel y calidad de servicio, mayor nivel de competencia de los empleados. Toda empresa para competir hoy necesita imaginación y nuevas ideas. Las compañías están buscando talento y necesitan personas ambiciosas que analicen nuevas maneras de hacer negocio. Para ello, es necesario que la dirección facilite la puesta en marcha de estas ideas. Muchas organizaciones están aún ancladas en el pasado, y más interesadas en su historial y su "buena fama" que en el futuro.
B. Principios Fundamentales
Apreciados compañeros lectores y la honorable tutora les doy un Marco General con este adagio que nos entrega una enseñanza.-
“Si quieres construir un barco, no empieces por buscar madera, cortar tablas o distribuir el trabajo, sino que primero has de evocar en los hombres el anhelo de mar libre y ancho”.
Antoine de Saint-Exuperio
El sistema de creencias y valores que dio forma al modelo de dirección y organización de empresas de principios del siglo XX ya no resulta adecuado hoy día para mantenerse y competir en un mercado cada vez más global, complejo, profesionalizado, cambiante y orientado a la calidad y al cliente.
El antiguo modelo, que ha estado claramente orientado al control jerárquico de las personas en entornos estables, ha de evolucionar decididamente hacia la integración con otra forma de pensar y hacer las cosas –lo que denomina "otra cultura"- que, manteniendo mecanismos de control descendente sobre los resultados, opte estratégicamente por el desarrollo de las potencialidades de todos y cada uno de los miembros de la empresa.
En esto, casi todo el mundo está teóricamente de acuerdo. Lo que muchas veces no se sabe es qué creencias y valores se han de llegar a cambiar exactamente, cuándo se ha de iniciar el cambio, hasta dónde se ha de cambiar y –sobre todo y más importante- cómo liderar y gestionar esta " reingeniería cultural" sin generar rupturas, amenazas o riesgos excesivos, sino consiguiendo que se entienda el cambio como una oportunidad espectacular de revitalización y mejora.
La supervivencia del sistema no sería posible sin un proceso continuo de flujo de entrada, transformación y flujo de salida.
La organización es la integración y estructuración de las actividades en torno a varias tecnologías. Las tecnologías afectan los tipos de entradas a la organización ( recursos humanos, financieros, materiales, informáticos, etc.), la naturaleza de los procesos de transformación y los productos que surgen del sistema. Sin embargo, el sistema social determina la efectividad y eficiencia en la utilización de la tecnología.
Por lo tanto, la organización puede modelarse como:
1. Un sistema inserto en su medio y
2. Orientado hacia ciertas metas. Es decir individuos con un propósito, incluyendo
3. Un subsistema técnico. Individuos que utilizan conocimientos, técnicas, equipos e instalaciones.
4. Un subsistema psicosocial. Individuos que se interrelacionan – y que son coordinados o integrados por
5. Un subsistema administrativo que planea y controla el esfuerzo global.

Los pasos que se realizan en el proceso de planeación estratégica de un negocio son:
1. Revisar y definir la misión de la organización
2. Establecer metas y objetivos a largo plazo
3. Analizar y formular estrategias para lograr los objetivos
4. Implementar estrategias a través de proyectos.
El subsistema psicosocial integrado por individuos y grupos en interacción. Consiste en el comportamiento individual y la motivación, relaciones de función y posición, dinámica de grupos y sistemas de influencia. Se ve afectado también por sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de la gente dentro de la organización. Estas fuerzas crean el " clima organizacional" dentro del que los participantes humanos realizan sus actividades y desempeñan su función.
El entorno de la organización es la misma organización, como unidad responsable de la ejecución de los proyectos, la Gerencia Generación Energía que es el cliente o propietario del proyecto, las interfaces externas y las interfaces internas de los proyectos.

Principales problemas:

Son creados por las acciones del medio ambiente sobre el área, los fenómenos naturales viene siendo la consecuencia del calentamiento global y nosotros sobrevivimos, hacemos proliferación de nuestros cultivos permanentes, transitorios, producimos alimentos para el sustento humano, tenemos, vacas, porcinos, equinos alevinos, pastos, labranzas cacaoteras sin organización ninguna con perdidas costosas y bajos ingresos porque no existe mercado acorde a nuestras necesidades primarias. El padre de mi señora hace mejor las cuentas que cualquiera de nosotros pero no sabe escribir los números ni leerlos.
Objetivos
Reemplazar el sistema manual actual por un nuevo sistema de registro y control con las siguientes características:

1. Control de entada a los trabajadores por la administración de la empresa, nominas, tiempo de trabajo, base de datos.
2. Registro de entradas al sistema. Para tales efectos se usara estos componentes
Cinco computadores DELL cuyo costo es de $ 1.500.000.oo
3. Desarrollo de software, la parte técnica asistida por los ingenieros contadores y secretaria de la empresa.
4. Ejecutar el proyecto en todo el ciclo de vida
5. Los proyectos de la empresa serán manejados por la gerencia de la empresa constructora que controlará la programación de obra, programa de costo y presupuesto, contratos anexos de manera independiente.
Crecimiento
El negocio espera un crecimiento del 2.253% seis meses por lo que se requiere que el sistema contemple el incremento al menos para los siguientes periodos.
Operación y medio ambiente
Se espera que cada secretaria e ingeniero pueda operar el sistema en su propia computadora y la impresión sea común en las oficinas centrales
Confiabilidad y disponibilidad
Cómo puede apreciarse se requiere que el sistema sea completamente confiable en los datos de los materiales y personal de obra, los consensos dispuestos con la comunidad beneficiada y los informes de ingresos, considerando que sin estos datos no se puede realizar correctamente la delicada labor de los ingenieros. Por otro lado, debe considerarse que sin la estructura adecuada no se pueden realizar las consensos y programar reuniones sin informar a la dirección de la empresa por lo que alternamente se debe soportar la operación.
Interface humana
El personal del negocio no cuenta con experiencia computacional por lo que se requiere una adecuada ayuda integrada en el sistema, manuales de operación y se contemple la capacitación sobre el uso del sistema.
Impacto organizacional
Debido a que se manejan tres líneas telefónicas y las secretarias apoyan la logística del servicio al cliente, no se contempla una reducción del personal .
Mantenimiento y soporte
En la propuesta debe especificar la metodología de soporte que se utilice, considerando que un problema en el sistema obstaculiza los trabajos predeterminados y se requiere atención en un período máximo de 24 horas después de hacer el reporte.
Ventajas
Los participantes deberán mencionar el nombre y teléfono de al menos tres clientes a los que se les hayan realizado sistemas exitosos, relacionados con el área establecida por el proyecto o con la administración general de los procedimientos para ofrecer servicios. Además deberán manifestar el método de administración de proyectos que utilicen y la participación que el usuario tendrá durante el desarrollo del sistema tanto para facilitar el proceso como para conocer el avance del trabajo.
Términos y condiciones.
La empresa tiene el derecho de seleccionar entre las propuestas recibidas basándose en su propio criterio. Cualquier propuesta entregada por proveedores será de su propiedad. El proveedor seleccionado será anunciado el día y hora programada, mediante un anuncio colocado en nuestras oficinas centrales. La forma de pago será establecida por el proveedor considerando que para realizar los pagos debe de haberse realizado un avance en el desarrollo del sistema.
La empresa tiene el derecho de aceptar/rechazar cualquier parte del sistema con lo que el precio será renegociado con el proveedor, recibirá también los derechos del sistema desarrollado y su venta a otros consultorios si así lo considera oportuno.
El vendedor debe garantizar la entrega del equipo y el sistema en un máximo de 8 meses después de firmado el contrato, siendo penalizado con un 10% del precio del proyecto por cada mes después de la fecha convenida.
C. CONCLUSION
Toda esta labor ha sido investigada con un principio que también es fundamental cuando transcribimos sobre la prospección de un proyecto que involucra todos los talentos que se adquieren con el aprendizaje.
“Un libro nunca fue escrito sin pensar en otro”. Gustavo Salazar Longas.
La productividad de las personas requiere de un aprendizaje permanente, necesita un desafío constante, pensar en forma integral acerca de lo que se puede hacer para perfeccionar lo que se realiza. Se aprende con el objeto de dar valor agregado a lo que ya se sabe hacer bien, o se aprende a desaprender lo que no se debe hacer.
• El aseguramiento de la calidad, pues para ser competitivas y mantener un buen desarrollo económico, las organizaciones necesitan emplear sistemas cada vez más eficaces y eficientes. Estos sistemas deben dar como resultado el incremento continuo de la calidad y el aumento de la satisfacción de los clientes y otros interesados en la organización como los empleados, propietarios, proveedores y la sociedad misma.

Con esto libero todas las propiedades intelectuales y les doy,
D. Bibliografía.
www.monografías.com, salazargustavo279@gmail.com Para los buenos términos incluimos sus comentarios y también los míos.
Materiales de estudio del curso “EVALUACIÓN PRELIMINAR DE UN PROYECTO” - 215389 (215389) > EN FORMACIÓN.
GESTIOPOLIS
José Camilo Daccach T. contacto arroba deltaasesores.com
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